L’epidemia di coronavirus Covid-19 (come lo ha battezzato l’Organizzazione Mondiale della Sanità) sta avvenendo forti ripercussioni negative sull’intera filiera del trasporto e della fornitura d’impianti produttivi, una situazione che se proseguirà nel tempo potrà causare gravi ripercussioni sull’economia globale. La prima fase sta già avvenendo con una forte riduzione, e in alcuni casi la completa interruzione, dei flussi di merci da e per la Cina, ma tale fenomeno potrebbe estendersi ad altre aree del mondo. Per affrontare questa situazione, il TT Club ha realizzato all’inizio di febbraio un documento con alcune linee guida rivolte agli spedizionieri, che sono in prima linea in questa situazione. L’obiettivo è fornire sempre un servizio di qualità ai clienti, ma nello stesso tempo tutelarsi legalmente e ridurre al minimo le proprie responsabilità.
“Le restrizioni dovute alla carenza di manodopera nei porti e le cancellazioni dei collegamenti di trasporto interno all'interno della Cina, i vincoli nella fornitura di merci dovuti alla chiusura di fabbriche e la riduzione degli orari dei vettori aerei, marittimi e ferroviari possono esporre gli spedizionieri a reclami derivanti da ritardi nelle consegne e dal deterioramento delle merci”, spiega il TT Club. Il documento, intitolato “The coronavirus and freight forwarding” mostra tali insidie fornendo una guida per una corretta e completa gestione della documentazione. In generale, consiglia agli spedizionieri di essere proattivi nella comunicazione. “In situazioni di crisi come questa, sia il valore del servizio fornito dallo spedizioniere ai clienti, sia la sua protezione contro future richieste di risarcimento per responsabilità civile si fondano su una buona comunicazione”.
Il Direttore Risk Management del TT Club, Peregrine Storrs-Fox, spiega che “i rapporti aggiornati sullo stato di avanzamento del carico sono di vitale importanza per gli spedizionieri, che devono rendere consapevoli i clienti dei loro sforzi per risolvere i problemi”. Inoltre, la registrazione accurata delle azioni di comunicazione che descrivono i dettaglio tali azioni servirà in futuro in caso di eventuali controversie. Una situazione in cui si possono trovare gli spedizionieri per assicurare un trasporto è trovare nuove rotte, nuove modalità di trasporto o nuovi vettori di cui non si ha esperienza diretta. Una situazione comune nelle fasi di crisi, quando bisogna compiere la consegna con qualsiasi mezzo. “Quando si lavora in ambienti non familiari è necessario prestare ulteriore attenzione e dovuta diligenza. Potrebbe essere necessario adottare ulteriori precauzioni nell'impiego di polizze di carico, condizioni commerciali standard (STC), lettere di indennità (LOI) e altri mezzi per proteggere le parti interessate da costi e responsabilità impreviste”, precisa il TT Club.
Anche il contenuto della comunicazione con i clienti è molto importante. Per esempio se bisogna inviare aggiornamenti che riguardano casi di forza maggiore è fondamentale assicurarsi che essi siano ben compresi dal destinatario, così come bisogna documentare bene i ritardi o le deviazioni fuori dal controllo dello spedizioniere. “Il buon senso, la comunicazione proattiva con le controparti, come richiesto, e il rispetto delle buone pratiche di lavoro metteranno gli operatori in una posizione migliore per essere protetti in queste circostanze anomale”, conclude la nota del TT Club.
