Dal primo gennaio 2026 i veicoli delle imprese che trasportano rifiuti speciali pericolosi dovranno essere dotati di sistemi di geolocalizzazione ed entro il 31 dicembre 2025 le aziende devono attestare sul portale Agest l’avvenuta installazione. La nuova prescrizione, prevista dal Decreto ministeriale 59/2023, introduce anche rilevanti obblighi in materia di protezione dei dati. La novità riguarda da vicino gli operatori del trasporto, chiamati a integrare nei propri processi strumenti che registrano posizione, targa e telaio dei veicoli in modo continuo.
La geolocalizzazione di un veicolo guidato da un dipendente comporta però il trattamento di dati personali. Secondo il Garante per la protezione dei dati personali, un tracciamento sistematico e costante degli spostamenti del personale rientra tra le attività ad alto rischio e richiede una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati prima dell’avvio. La posizione geografica può infatti descrivere abitudini, orari e comportamenti del lavoratore, rendendo necessario un esame approfondito delle finalità, delle basi giuridiche e della proporzionalità del trattamento.
Nel caso del Rentri, la valutazione d’impatto deve chiarire che l’obiettivo è adempiere a un obbligo normativo e definire con precisione le modalità di conservazione dei dati, i soggetti autorizzati a consultarli e le misure di sicurezza adottate. La stessa valutazione deve verificare che i dipendenti ricevano un’informativa completa e aggiornata, e considerare se coinvolgere le rappresentanze sindacali, in coerenza con lo Statuto dei Lavoratori.
Oltre agli adempimenti in materia di protezione dei dati, i trasportatori devono tenere conto delle regole sul controllo a distanza del personale. L’utilizzo di un sistema che consente potenzialmente un controllo delle modalità di lavoro richiede un accordo con i sindacati oppure un’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro tramite procedura telematica. In assenza di uno di questi passaggi, l’impiego del dispositivo è illecito, anche se previsto da una norma settoriale.
Nel parere rilasciato durante la definizione del Decreto 59/2023, il Garante ha chiesto d’inserire un richiamo esplicito al Regolamento europeo sulla protezione dei dati. L’Autorità ha ricordato che l’installazione dei dispositivi non deve tradursi in un controllo indiretto del personale e che la conservazione delle informazioni deve essere limitata al tempo necessario per le finalità previste. In diversi provvedimenti recenti, il Garante ha sanzionato imprese che utilizzavano dati di geolocalizzazione per periodi superiori ai 180 giorni o che non avevano informato in modo adeguato i lavoratori.
La fase preparatoria richiede quindi una combinazione di misure tecniche e organizzative. È necessario aggiornare le informative sulla privacy, definire procedure di accesso ai dati, verificare la sicurezza dei sistemi utilizzati e documentare ogni attività svolta per dimostrare la conformità alla normativa. Per molte aziende si tratta d’inserire un elemento aggiuntivo nella gestione della flotta, assicurando che la tracciabilità dei rifiuti si integri con la tutela dei diritti dei dipendenti.
