La circolare emanata dal ministero dell'Interno il 18 aprile 2025 segna un importante passo avanti nel processo di digitalizzazione documentale in Italia, chiarendo la validità dei documenti in formato digitale durante i controlli su strada. Il provvedimento, identificato con protocollo numero 300/STRAD/1/0000012116.U/2025, fornisce indicazioni precise riguardo all'assolvimento dell'obbligo di esibizione dei documenti in formato digitale, rispondendo a specifici quesiti pervenuti all'amministrazione e consolidando il percorso di dematerializzazione dei documenti nel settore dei trasporti. Il provvedimento risponde a quesiti che riguardano la documentazione attestante la sussistenza di un regolare rapporto di lavoro tra il conducente e l'impresa di trasporto.
La circolare s’inserisce in un articolato quadro normativo, integrando disposizioni provenienti da diverse fonti legislative. In particolare, essa fa riferimento al Decreto Presidente Repubblica numero 445/2000, che disciplina le modalità di presentazione delle dichiarazioni sostitutive di atto notorio attraverso l'articolo 38 e al Decreto legislativo numero 82/2005, noto come Codice dell'Amministrazione Digitale (Cad), con particolare attenzione all'articolo 65 che regola la presentazione d’istanze o dichiarazioni in via telematica, e all'articolo 20 che definisce le modalità di formazione del documento digitale.
Un elemento centrale della circolare riguarda la validità dei documenti digitali durante i controlli su strada. Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e possiede efficacia probatoria quando rispetta determinate condizioni: presenza di una firma digitale, di una firma elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata, oppure, formazione del documento previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo che rispetti i requisiti fissati dall'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale) ai sensi dell'articolo 71 del Cad. Tali procedure devono garantire la sicurezza, l'integrità e l'immodificabilità del documento, nonché la sua riconducibilità all'autore in maniera manifesta e inequivoca.
La circolare chiarisce quindi in modo definitivo che l'obbligo di esibizione dei documenti durante i controlli su strada può essere assolto attraverso documenti in formato digitale. Ciò rappresenta un'importante semplificazione per le imprese di trasporto e i conducenti, che possono ora utilizzare documenti digitali anziché copie cartacee per attestare il rapporto di lavoro. Il Dipartimento di Pubblica Sicurezza, attraverso la Direzione centrale per la polizia stradale, ferroviaria e per i reparti speciali della Polizia di Stato, riconosce così la validità legale dei documenti digitali, equiparandoli a tutti gli effetti ai documenti cartacei tradizionali.
Questa circolare s’inserisce in un più ampio processo di digitalizzazione documentale in Italia, che include altre iniziative come il Sistema IT Wallet, che permette la digitalizzazione di documenti personali come la patente di guida, l'implementazione della patente di guida digitale, che ha lo stesso valore legale della versione fisica e soddisfa l'obbligo di esibizione previsto dall'articolo 180 del Codice della Strada, l'introduzione di nuove funzionalità per il rilascio della Carta d'Identità Elettronica ai richiedenti protezione internazionale, come indicato nella circolare 22 del 4 aprile 2025.
