Nel trasporto e nella logistica, la geolocalizzazione dei veicoli industriali e degli autisti è uno strumento sempre più diffuso per esigenze operative e di sicurezza. In Italia il suo utilizzo è disciplinato dal Regolamento Generale Sulla Protezione dei Dati (Gdpr) e dai provvedimenti del Garante per la Protezione dei Dati Personali, che impongono criteri di proporzionalità, trasparenza e limitazione delle finalità. Il tema è al centro dell’attività di Golia360 e 360Pay, realtà impegnate nello sviluppo di soluzioni tecnologiche e servizi per le flotte, che promuovono un approccio consapevole alla gestione del dato.
Secondo quanto evidenziato dal fondatore e Ceo di Golia360 Claudio Carrano, la distinzione tra utilizzo corretto e abuso non dipende dalla tecnologia in sé, ma dagli scopi e dalle modalità con cui viene applicata. Il quadro normativo richiede alle aziende di raccogliere solo i dati necessari, definire tempi di conservazione, chiarire chi può accedervi e per quali finalità. Come spiega Ernesto Tammaro, Group general counsel di 360Pay, la geolocalizzazione non può tradursi in un controllo a distanza generalizzato del lavoratore e deve poggiare su basi giuridiche solide, incluse, ove previste, autorizzazioni o accordi sindacali.
L’adozione di regole chiare risponde a esigenze operative e organizzative. Ogni sistema di localizzazione genera dati che, se non gestiti correttamente, possono diventare un elemento critico. La mancanza di regole esplicite e di comunicazione trasparente può infatti trasformare uno strumento utile in una fonte di tensione interna. In questo contesto, la chiarezza normativa tutela sia le imprese, che riducono il rischio di contenziosi, sia gli autisti, che possono operare in un ambiente più prevedibile.
Secondo Carrano, quando utilizzata nel rispetto delle regole, la localizzazione risponde a esigenze considerate lecite anche dal Garante. La prima riguarda la sicurezza: la possibilità d’individuare la posizione di un mezzo è determinante in caso di incidenti, guasti o situazioni di emergenza. A questa si aggiunge la gestione operativa, che comprende la pianificazione dei percorsi, il coordinamento delle attività e il supporto in tempo reale agli autisti. In tali ambiti, il dato consente di migliorare l’organizzazione senza incidere sulla sfera personale.
Un ulteriore ambito riguarda il supporto operativo lungo la catena del trasporto. La geolocalizzazione permette d’intervenire rapidamente in caso d’inconvenienti, riducendo l’isolamento degli operatori su strada e garantendo continuità alle attività. Come sottolineato da Tammaro, è tuttavia essenziale che queste finalità siano esplicitate nelle informative sulla privacy: i lavoratori devono conoscere quali dati vengono raccolti, per quali scopi e per quanto tempo restano disponibili nei sistemi aziendali.
I problemi emergono quando la tecnologia viene utilizzata fuori degli scopi dichiarati. Il cosiddetto micro-controllo, basato su verifiche costanti e interpretazioni soggettive dei dati, rappresenta una delle principali deviazioni. Ancora più delicato è l’uso disciplinare improprio delle informazioni raccolte, che può compromettere il rapporto di fiducia tra azienda e lavoratori. I provvedimenti del Garante chiariscono che non è consentito un controllo continuo e dettagliato della prestazione né la ricostruzione sistematica degli spostamenti per finalità diverse da quelle comunicate.
Per prevenire queste situazioni, assume un ruolo centrale la definizione di regole aziendali condivise. Carrano evidenzia come tali documenti debbano essere strumenti operativi e non meri adempimenti formali, in grado di spiegare con chiarezza cosa viene rilevato, con quali limiti e con quali tutele. Tammaro aggiunge che una regolamentazione efficace traduce i requisiti normativi in indicazioni comprensibili, chiarendo accessi, tempi di conservazione e possibili utilizzi dei dati, inclusi eventuali impieghi in fase di contestazione.
La responsabilità nella gestione della localizzazione coinvolge diverse funzioni aziendali. Gestore flotta, responsabili delle risorse umane e della sicurezza sono chiamati a definire i confini operativi e a garantire coerenza tra regole dichiarate e pratiche effettive. In parallelo, il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento, spesso coincidente con il fornitore tecnologico, devono operare in modo coordinato lungo tutta la filiera del dato.
Secondo l’approccio promosso da 360Pay e Golia360, il passaggio decisivo è quello dalla conformità normativa alla consapevolezza organizzativa. Ciò implica non solo il rispetto delle regole, ma anche la capacità di spiegare le scelte, aggiornare nel tempo le regole e coinvolgere gli autisti in un dialogo continuo. In questo modo la geolocalizzazione diventa uno strumento integrato nei processi aziendali, sostenuto da responsabilità condivise e da una gestione trasparente delle informazioni.
